CONTENIDO
1. OBJETO, ALCANCE E IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
UBERFLUG COLOMBIA S.A.S. (en adelante “UBERFLUG”), identificada con NIT 900.911.541-7, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, propietaria y operadora de la plataforma digital REALFLUENCERS.CO (en adelante “REALFLUENCERS” o la “Plataforma”), adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales para establecer los criterios aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, análisis, transmisión, transferencia, conservación, supresión y, en general, cualquier operación realizada sobre datos personales.
La Política aplica a los datos personales tratados por UBERFLUG en calidad de Responsable del Tratamiento respecto de Realfluencers, influenciadores y creadores de contenido; clientes, anunciantes, empresas y marcas; usuarios registrados y visitantes; prospectos que diligencien formularios; proveedores, contratistas y aliados; y cualquier persona natural cuyos datos sean legítimamente tratados a través de la Plataforma.
La presente Política se complementa con los Términos y Condiciones, los avisos de privacidad, los mecanismos de autorización, la Política de Cookies y los demás documentos que regulen funcionalidades específicas de REALFLUENCERS.
2. MARCO NORMATIVO
El Tratamiento de Datos Personales se realizará de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; la Ley Estatutaria 1266 de 2008 cuando resulte aplicable; el Decreto 1074 de 2015 y las disposiciones reglamentarias incorporadas en este; la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio; la Circular Externa No. 002 del 21 de agosto de 2024 sobre Tratamiento de Datos Personales en Sistemas de Inteligencia Artificial; y las demás normas, instrucciones administrativas y decisiones judiciales que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.
Las reglas sobre protección de datos personales son aplicables con independencia de la tecnología empleada. En consecuencia, el uso de herramientas automatizadas o de inteligencia artificial no excluye la observancia de los principios, derechos, deberes y medidas de seguridad previstos en la regulación colombiana.
3. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y cuya naturaleza permita su acceso sin reserva, conforme a la Constitución y la ley.
Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
Dato Semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, además de su Titular, a un determinado sector, grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos, entre otros, los relativos a salud, vida sexual, biometría, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas y pertenencia sindical.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento.
Sistema de Inteligencia Artificial o Sistema de IA: Sistema basado en máquinas que, a partir de la información que recibe, infiere cómo generar salidas tales como predicciones, contenido, recomendaciones o decisiones.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, análisis o supresión.
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que actúa como Responsable del Tratamiento y que se encuentra dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.
La información personal que sea accesible al público en internet o en redes sociales no adquiere, por esa sola circunstancia, naturaleza pública. Su recolección y uso deberán contar con una base jurídica válida y respetar la finalidad para la cual fue legítimamente publicada o autorizada.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO
Legalidad: El Tratamiento se sujetará al ordenamiento jurídico colombiano.
Finalidad: El Tratamiento obedecerá a finalidades legítimas, específicas e informadas al Titular.
Libertad: El Tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada, salvo excepción legal.
Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: El Titular podrá obtener información sobre la existencia y características del Tratamiento.
Acceso y circulación restringida: Los datos solo serán tratados por personas autorizadas y para finalidades compatibles.
Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas destinadas a evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Quienes intervengan en el Tratamiento deberán garantizar la reserva de los datos personales no públicos.
Necesidad y minimización: Se procurará recolectar y tratar únicamente la información adecuada, pertinente y necesaria para la finalidad informada.
Temporalidad: Los datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para la finalidad que justificó el Tratamiento y para atender obligaciones legales o contractuales.
Responsabilidad demostrada: UBERFLUG adoptará medidas apropiadas, efectivas y verificables que permitan acreditar el cumplimiento de la regulación.
Privacidad desde el diseño y por defecto: La protección de datos será incorporada desde la planeación, diseño, configuración y operación de productos, procesos y tecnologías.
Idoneidad, razonabilidad y proporcionalidad: El Tratamiento, especialmente cuando involucre IA, deberá ser apto para el objetivo propuesto, necesario frente a alternativas menos invasivas, razonable y proporcional al impacto sobre los derechos del Titular.
5. TITULARES Y CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES
5.1. Titulares
Realfluencers, influenciadores y creadores de contenido.
Clientes, anunciantes, empresas, marcas y sus representantes o contactos corporativos.
Usuarios registrados, visitantes y prospectos.
Proveedores, contratistas, aliados y personas de contacto.
Personas naturales cuyos datos sean incorporados legítimamente en campañas, solicitudes, comunicaciones o soportes operativos.
5.2. Categorías de datos
Identificación y contacto: Nombre, apellido, tipo y número de identificación cuando sea necesario, correo electrónico, teléfono, ciudad, país, domicilio, empresa, marca, cargo y datos del representante o contacto corporativo.
Perfil profesional y redes sociales: Nombre o seudónimo, nombre de usuario, enlaces a perfiles, fotografía, descripción profesional, categorías de contenido, ubicación general, métricas de audiencia, experiencia, portafolio, tarifas y disponibilidad.
Contractuales, comerciales y financieros: Propuestas, campañas, contratos, órdenes, entregables, facturas, pagos, cuentas de cobro, retenciones, información tributaria, historial transaccional y demás información necesaria para la relación comercial.
Multimedia y contenidos: Imágenes, fotografías, videos, audios, documentos, piezas publicitarias, mensajes, archivos y contenidos cargados o compartidos mediante la Plataforma.
Técnicos y de navegación: Dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador, sistema operativo, dispositivo, idioma, páginas consultadas, identificadores en línea, cookies y eventos o registros de seguridad.
Briefs de campaña: Información sobre producto o servicio, objetivos, público esperado, fechas, tipo de contenido, presupuesto estimado, instrucciones y demás elementos ingresados por el usuario para describir una campaña.
La ausencia de nombre, correo electrónico o teléfono en un registro técnico no implica que la información sea anónima. Mientras una dirección IP, identificador, combinación de atributos u otro elemento pueda asociarse razonablemente con una persona natural determinada o determinable, se tratará como dato personal según corresponda.
6. FUENTES DE INFORMACIÓN
Directamente del Titular, mediante formularios, registros, contratos, mensajes, archivos o comunicaciones.
A través del uso y navegación de REALFLUENCERS, incluidos registros técnicos, cookies y eventos de seguridad.
De clientes o marcas que incorporen información de contactos o terceros, cuando estén legitimados para hacerlo.
De proveedores o aliados que acrediten legitimidad para suministrarla.
De registros y fuentes de acceso público legalmente habilitadas.
De redes sociales o sitios web, exclusivamente cuando exista autorización, una habilitación legal o una base jurídica y finalidad compatibles con el uso pretendido.
UBERFLUG no presumirá que los nombres, fotografías, métricas, perfiles, nombres de usuario o cualquier otra información visible en internet pueden ser libremente recolectados, incorporados a una Base de Datos, perfilados o reutilizados para cualquier finalidad.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
7.1. Registro, operación y prestación de servicios
Crear, validar, administrar y eliminar cuentas.
Verificar identidad y datos necesarios para la relación contractual.
Publicar y administrar perfiles autorizados de Realfluencers.
Permitir el acceso a funcionalidades y servicios de la Plataforma.
Facilitar la interacción entre marcas, clientes e influenciadores.
Gestionar campañas, propuestas, colaboraciones, entregables y comunicaciones.
Ejecutar relaciones precontractuales, contractuales y poscontractuales.
Procesar facturación, pagos, retenciones y obligaciones contables o tributarias.
Conservar evidencia de autorizaciones, operaciones, comunicaciones y transacciones.
7.2. Formulario “Solicita contacto”
Recibir y analizar solicitudes de colaboración.
Contactar al interesado y coordinar reuniones o actividades precontractuales.
Conocer las características generales de la campaña y preparar propuestas.
Gestionar el brief de campaña y realizar búsquedas de perfiles compatibles.
Mantener trazabilidad de la atención prestada.
El suministro de los datos necesarios para gestionar la solicitud es voluntario. Sin embargo, la falta de información indispensable puede impedir la atención adecuada del requerimiento.
7.3. Servicio al cliente y calidad
Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad del servicio.
Resolver incidentes técnicos y efectuar seguimiento a solicitudes.
Contactar al Titular para confirmar datos requeridos para la ejecución de la relación contractual.
7.4. Comunicaciones comerciales y promocionales
Con autorización del Titular o cuando exista una relación jurídica que lo permita, UBERFLUG podrá enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre servicios de REALFLUENCERS, campañas, novedades, eventos, fidelización, estudios y contenidos de interés mediante correo electrónico, teléfono, SMS, mensajería instantánea u otros canales autorizados. El Titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de comunicaciones promocionales, sin afectar aquellas necesarias para ejecutar un contrato, prestar un servicio, atender una solicitud o cumplir una obligación legal.
7.5. Analítica, seguridad y prevención del fraude
Generar estadísticas y analítica sobre el uso de la Plataforma.
Mejorar funcionalidades, navegación, contenidos y experiencia de usuario.
Prevenir bots, accesos no autorizados, fraude, suplantación, abuso o uso contrario a los Términos y Condiciones.
Investigar eventos de seguridad y proteger cuentas, sistemas e infraestructura.
Cumplir requerimientos legales, judiciales o administrativos.
7.6. Multimedia y perfiles públicos
UBERFLUG podrá almacenar y publicar, según la finalidad autorizada, archivos de imagen, video, audio, perfiles y demás contenidos suministrados por los usuarios para mostrar información de perfiles, intercambiar materiales entre clientes y Realfluencers y ejecutar campañas o solicitudes desarrolladas a través de la Plataforma.
7.7. Terceros y aliados
UBERFLUG podrá suministrar o transmitir información a proveedores, asesores, contratistas, aliados y terceros cuando resulte necesario para prestar los servicios, ejecutar contratos, procesar pagos, facturar, brindar soporte, alojar información, proteger la Plataforma, realizar analítica, cumplir obligaciones legales o desarrollar otras finalidades expresamente informadas. La entrega se limitará a los datos necesarios y se sujetará a las medidas contractuales y de seguridad aplicables.
8. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
8.1. Datos sensibles
El suministro y Tratamiento de datos sensibles será facultativo para el Titular. UBERFLUG informará expresamente cuando una solicitud involucre esta categoría de información y no condicionará el acceso ordinario a servicios a la entrega de datos sensibles, salvo que sean estrictamente necesarios y exista una base jurídica válida.
Los usuarios deberán abstenerse de incorporar datos sensibles en briefs, formularios abiertos, mensajes o archivos cuando no sean indispensables para la campaña o servicio.
8.2. Niños, niñas y adolescentes
El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes tendrá carácter excepcional y se realizará únicamente cuando responda a su interés superior, respete sus derechos fundamentales y se cumplan los requisitos legales aplicables. Cuando corresponda, se obtendrá autorización del representante legal y se escuchará al menor de acuerdo con su madurez y capacidad para comprender el Tratamiento.
9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MEDIANTE SISTEMAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
9.1. Funcionalidad y proveedor
REALFLUENCERS utiliza el modelo Gemini, suministrado por Google y accedido mediante la API de Google AI / Generative Language API, como herramienta de apoyo para analizar el texto del brief de campaña ingresado por el usuario y facilitar la identificación de criterios útiles para la búsqueda de perfiles potencialmente compatibles con la campaña.
La inteligencia artificial puede interpretar elementos como el producto o servicio, fechas, tipo de contenido, público objetivo, presupuesto estimado y demás criterios descritos por el usuario, con el propósito de estructurar o mejorar la consulta realizada en el buscador de Realfluencers.
9.2. Separación de datos y arquitectura informada
Conforme a la arquitectura tecnológica informada por el webmaster de REALFLUENCERS:
Los campos de nombre y apellido, correo corporativo, teléfono y empresa o marca ingresados en el formulario “Solicita contacto” se almacenan en la base de datos de REALFLUENCERS, actualmente administrada mediante Airtable.
Dichos campos de identificación y contacto no son enviados intencionalmente al modelo Gemini para ejecutar la búsqueda.
Gemini interviene en el buscador procesando el texto del brief de campaña.
Cloudflare presta servicios de infraestructura, seguridad, transporte o gestión del tráfico web y puede conservar registros técnicos de uso y seguridad.
La separación anterior no excluye por completo la posibilidad de Tratamiento de datos personales mediante IA, porque el brief es un campo de texto libre en el que el usuario podría incorporar voluntaria o accidentalmente nombres, perfiles de redes sociales, identificadores u otra información asociada con personas naturales.
9.3. Información que no debe incorporarse en el brief
Números de identificación personal.
Direcciones particulares o geolocalización precisa.
Información financiera individual o datos de medios de pago.
Contraseñas, credenciales o llaves de acceso.
Datos de salud, biométricos o genéticos.
Información de niños, niñas o adolescentes que no sea estrictamente necesaria y legalmente autorizada.
Información sobre orientación sexual, origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o pertenencia sindical.
Cualquier otro dato sensible, reservado o innecesario para describir la campaña.
REALFLUENCERS podrá implementar avisos, reglas de minimización, filtros técnicos o revisión humana para prevenir el envío al sistema de IA de información personal innecesaria o incompatible con la finalidad del servicio.
9.4. Finalidades de la IA
Interpretar el brief de campaña.
Estructurar criterios de búsqueda.
Identificar categorías o atributos potencialmente relevantes.
Facilitar la selección preliminar de perfiles.
Mejorar la pertinencia de recomendaciones y búsquedas.
Apoyar la labor de asesores o usuarios autorizados.
Los datos personales no serán reutilizados para finalidades incompatibles con las informadas. Cualquier cambio sustancial en la finalidad, categorías de datos, proveedor o alcance del Tratamiento será objeto de evaluación previa y, cuando corresponda, de información y nueva autorización del Titular.
9.5. Resultados, revisión humana y no discriminación
Los resultados generados mediante IA tienen carácter orientativo y pueden contener errores, inferencias incompletas o recomendaciones que no reflejen plenamente el contexto de una campaña o de un perfil. No deberán ser utilizados como único fundamento de decisiones contractuales, sancionatorias, discriminatorias o de exclusión que produzcan efectos jurídicos o impactos significativos sobre una persona natural.
Cuando una recomendación pueda afectar de manera relevante a un Titular, UBERFLUG procurará disponer de una instancia de revisión humana, permitiendo presentar información adicional, solicitar correcciones o controvertir el resultado, según corresponda.
9.6. Transparencia y derechos frente a IA
El Titular podrá solicitar información comprensible sobre la existencia de Tratamiento mediante IA, las categorías de datos involucradas, la finalidad del procesamiento, los proveedores tecnológicos, los criterios generales empleados para producir una recomendación y la existencia de mecanismos de revisión humana. Este deber no implica revelar código fuente, secretos empresariales, credenciales, vulnerabilidades, medidas de ciberseguridad ni información protegida de terceros.
9.7. Gestión de riesgos y evaluación de impacto
Antes de implementar o modificar significativamente una funcionalidad de IA, UBERFLUG evaluará la idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad del Tratamiento, así como los riesgos de sesgo, discriminación, inexactitud, filtración, manipulación, uso no autorizado, pérdida de información o afectación de derechos.
Cuando sea probable que una funcionalidad de IA represente un alto riesgo para los derechos de los Titulares, UBERFLUG documentará una evaluación de impacto de privacidad que incluya, como mínimo, una descripción de las operaciones de Tratamiento, una evaluación de riesgos específicos y las medidas previstas para evitar o mitigar su materialización. Si existe incertidumbre relevante sobre la posibilidad de causar un daño grave o irreversible, se adoptarán medidas precautorias antes de continuar con el Tratamiento.
10. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS, ENCARGADOS Y TERCEROS
Para operar REALFLUENCERS y prestar sus servicios, UBERFLUG podrá apoyarse en terceros que actúen como Encargados, subencargados, Responsables independientes o proveedores tecnológicos. Su intervención se limitará a las finalidades necesarias para prestar el servicio o cumplir obligaciones legales y contractuales.
10.1. Proveedores tecnológicos identificados
Airtable: Servicio utilizado para el alojamiento, organización y administración de bases de datos, incluida la información ingresada en formularios y la base de perfiles autorizados.
Cloudflare: Proveedor de infraestructura, seguridad, entrega de contenido y gestión o transporte del tráfico web. Puede procesar registros técnicos y eventos de seguridad asociados con el uso de la Plataforma.
Google - Gemini: Proveedor de la herramienta de inteligencia artificial utilizada para procesar el brief de campaña en el buscador.
Adicionalmente, UBERFLUG podrá utilizar proveedores de analítica, alojamiento, comunicaciones, pagos, facturación, soporte, ciberseguridad, prevención del fraude u otros servicios necesarios para la operación de REALFLUENCERS. La lista de proveedores puede variar con el tiempo sin que ello implique por sí mismo un cambio de finalidad, siempre que se mantenga la compatibilidad del Tratamiento y las garantías exigidas por la ley.
UBERFLUG procurará suscribir o verificar, según corresponda, contratos de transmisión de datos, acuerdos de procesamiento, deberes de confidencialidad, restricciones de finalidad, medidas de seguridad, reglas de subcontratación y mecanismos de devolución o eliminación de la información.
11. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA NACIONAL E INTERNACIONAL
La prestación de servicios tecnológicos puede implicar que información personal sea tratada, almacenada o accedida desde infraestructura ubicada dentro o fuera de Colombia. Cuando la operación constituya transmisión de datos, UBERFLUG impartirá instrucciones al Encargado y exigirá medidas razonables de confidencialidad, seguridad, limitación de finalidad, atención de derechos y eliminación o devolución de la información. Cuando constituya transferencia internacional, UBERFLUG verificará la existencia de una base jurídica válida y el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
Salvo los eventos exceptuados por la ley, UBERFLUG solicitará autorización previa, expresa e informada del Titular mediante mecanismos que permitan conservar prueba de su otorgamiento y consultarla posteriormente. La autorización podrá obtenerse mediante casillas de aceptación no premarcadas, formularios electrónicos, contratos, documentos, grabaciones, mensajes u otras conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el Titular autorizó el Tratamiento.
Al solicitar la autorización, UBERFLUG informará como mínimo: (i) el Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad; (ii) el carácter facultativo de las respuestas cuando se trate de datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes; (iii) los derechos del Titular; y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable.
La autorización se solicitará por el tiempo razonable y necesario para satisfacer las finalidades que dieron origen al Tratamiento, sin perjuicio de los términos durante los cuales deba conservarse información por mandato legal, contractual, contable, tributario, probatorio o de seguridad.
Cuando se solicite autorización para comunicaciones comerciales o promocionales que no sean necesarias para ejecutar el servicio principal, UBERFLUG procurará diferenciarla de la aceptación indispensable para gestionar la solicitud o relación contractual.
13. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos exceptuados por la ley.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite que resulte procedente ante UBERFLUG.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, sin perjuicio de las excepciones aplicables.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento en los eventos y condiciones establecidos por la ley.
Solicitar información relacionada con el Tratamiento de sus datos mediante sistemas de IA y, cuando corresponda, pedir revisión humana de resultados que puedan afectarlo de manera relevante.
Los demás derechos reconocidos por la Constitución, la ley y las instrucciones de la autoridad competente.
14. CONSULTAS, RECLAMOS, REVOCATORIA Y SUPRESIÓN
14.1. Canal de atención
El área de Administración de UBERFLUG es responsable de coordinar la atención de solicitudes relacionadas con protección de datos personales. Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de:
Correo electrónico: soporte@realfluencers.co
Dirección: Calle 70 # 9 - 95, Ark House, Bogotá D.C., Colombia.
Teléfono: +57 301 794 0541.
14.2. Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las Bases de Datos de UBERFLUG. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.3. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes previstos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo a UBERFLUG. El reclamo deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección o medio de contacto y los documentos que se pretendan hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. Cuando UBERFLUG no sea competente, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado, cuando resulte procedente.
Recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, manteniéndola hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.4. Revocatoria y supresión
El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos cuando hayan desaparecido las finalidades que legitimaban el Tratamiento, el Tratamiento desconozca el régimen de protección de datos o concurra otra causal legal. La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que exija conservar la información, cuando sea necesaria para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones, o cuando aplique otra excepción prevista en el ordenamiento.
15. CONSERVACIÓN, ARCHIVO Y ELIMINACIÓN
UBERFLUG conservará los datos personales durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas al Titular y mientras exista una relación jurídica, contractual o precontractual que justifique su Tratamiento. Una vez cumplidas las finalidades, la información podrá mantenerse bloqueada o con acceso restringido durante los términos adicionales exigidos por normas contables, tributarias, comerciales, contractuales, probatorias, de prevención del fraude, seguridad de la información o atención de reclamaciones.
La Ley 1581 de 2012 no establece un período universal único de conservación aplicable a todas las categorías de datos. Por ello, UBERFLUG aplicará criterios de necesidad, finalidad, proporcionalidad y cumplimiento de obligaciones legales para determinar el ciclo de vida de cada Base de Datos.
Como regla operativa mínima, UBERFLUG deberá:
Conservar prueba de las autorizaciones y de las solicitudes de ejercicio de derechos mientras resulte necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales.
Mantener la información contractual y transaccional durante los términos exigidos por la legislación comercial, contable, tributaria o por otras normas especiales aplicables.
Eliminar o anonimizar los datos cuando haya expirado la finalidad y no exista una obligación legal o contractual de conservación.
Restringir el acceso a la información que deba conservarse únicamente para cumplir obligaciones legales, atender reclamaciones o ejercer el derecho de defensa.
Revisar periódicamente la necesidad de conservar formularios de prospectos, briefs, perfiles inactivos, logs, contenidos, resultados de IA y demás información que ya no se utilice activamente.
16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE INCIDENTES
UBERFLUG adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas, físicas y contractuales razonables y proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos del Tratamiento, con el propósito de evitar adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, divulgación, manipulación o destrucción no autorizada.
Las medidas podrán incluir, según corresponda:
Controles de acceso y gestión de permisos por roles.
Autenticación y administración segura de credenciales.
Cifrado durante la transmisión y, cuando corresponda, en almacenamiento.
Gestión segura de llaves de API y secretos tecnológicos.
Registro y monitoreo de accesos, eventos y actividades.
Copias de respaldo y procedimientos de recuperación.
Gestión de vulnerabilidades, actualizaciones y configuración segura.
Evaluación de proveedores y cláusulas de protección de datos.
Capacitación del personal y deberes de confidencialidad.
Procedimientos de gestión, contención, análisis y documentación de incidentes.
Eliminación o disposición segura de información y soportes.
Revisiones y auditorías periódicas de controles.
Cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y exista riesgo en la administración de la información de los Titulares, UBERFLUG cumplirá los deberes de reporte, gestión y cooperación que resulten aplicables frente a la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.
17. COOKIES, ANALÍTICA Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
REALFLUENCERS podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, tecnologías de almacenamiento local y mecanismos similares para permitir el funcionamiento de la Plataforma, mantener sesiones, recordar preferencias, medir el uso, prevenir fraude, analizar navegación y, cuando exista autorización, personalizar contenidos o gestionar publicidad.
Las cookies o tecnologías no esenciales deberán someterse a mecanismos razonables de información y gestión del consentimiento que permitan al usuario aceptarlas, rechazarlas o configurarlas, según corresponda. La Plataforma podrá disponer una Política de Cookies complementaria que identifique categorías, finalidades, duración y proveedores activos.
18. DEBERES DE UBERFLUG COLOMBIA S.A.S.
Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Solicitar y conservar prueba de las autorizaciones cuando sean requeridas.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
Garantizar que la información suministrada a los Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar y rectificar la información y comunicar oportunamente las novedades a los Encargados cuando corresponda.
Suministrar a los Encargados únicamente datos cuyo Tratamiento sea legítimo.
Exigir a los Encargados el respeto de las condiciones de seguridad, confidencialidad y privacidad.
Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
Adoptar políticas y procedimientos internos para el adecuado cumplimiento del régimen de protección de datos.
Informar al Encargado cuando un dato se encuentre en discusión por parte del Titular.
Informar al Titular, a solicitud de este, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten eventos que legalmente deban reportarse.
Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
19. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA, PRIVACIDAD DESDE EL DISEÑO Y GESTIÓN DE RIESGOS
UBERFLUG incorporará criterios de protección de datos en el diseño, desarrollo, adquisición, configuración y modificación de funcionalidades que impliquen Tratamiento de información personal. La organización procurará documentar las decisiones de cumplimiento, la identificación de riesgos, las medidas de mitigación, la gestión de terceros y las evaluaciones realizadas sobre nuevas tecnologías.
En proyectos que involucren IA o analítica avanzada se aplicarán, según el nivel de riesgo, medidas de minimización, seudonimización, anonimización u otras técnicas destinadas a reducir la posibilidad de identificar innecesariamente a los Titulares. Las medidas de seguridad y privacidad deberán poder ser evaluadas y mejoradas de manera periódica.
20. MODIFICACIONES, VIGENCIA Y ACCESO A LA POLÍTICA
20.1. Modificaciones
UBERFLUG podrá modificar la presente Política cuando cambien sus servicios, funcionalidades, proveedores, tecnologías, operaciones o el marco regulatorio. Los cambios sustanciales relacionados con finalidades, categorías de datos, destinatarios, sistemas de IA o derechos de los Titulares serán informados antes de su implementación y, cuando sea legalmente necesario, se solicitará una nueva autorización.
20.2. Vigencia
La presente Política corresponde a la Versión 3 y entra en vigor el 12 de agosto de 2026. Permanecerá vigente mientras UBERFLUG realice Tratamiento de datos personales a través de REALFLUENCERS y hasta que sea sustituida por una versión posterior.
20.3. Acceso
La versión vigente estará disponible en el sitio web de REALFLUENCERS, en la sección de Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales: https://realfluencers.co/es/privacy-policy
Las solicitudes relacionadas con protección de datos personales deberán dirigirse a soporte@realfluencers.co
ANEXO 1. AVISO DE PRIVACIDAD - FORMULARIO “SOLICITA CONTACTO”
UBERFLUG COLOMBIA S.A.S., NIT 900.911.541-7, operadora de REALFLUENCERS.CO, tratará los datos ingresados en este formulario para recibir y gestionar su solicitud, contactarlo, analizar las características de su campaña, preparar propuestas y coordinar una posible colaboración. El texto del brief de campaña podrá ser procesado mediante Google Gemini para apoyar la búsqueda de perfiles compatibles; los campos de nombre, correo corporativo, teléfono y empresa o marca no son enviados intencionalmente al modelo para realizar esa búsqueda.
Puede conocer la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en https://realfluencers.co/es/privacy-policy y ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre el uso de sus datos, revocar la autorización, solicitar supresión y presentar consultas o reclamos a través del correo soporte@realfluencers.co
Autorización obligatoria para gestionar la solicitud: “He leído el Aviso de Privacidad y autorizo a UBERFLUG COLOMBIA S.A.S. a tratar mis datos personales para gestionar esta solicitud de contacto y colaboración”.
Autorización opcional para comunicaciones comerciales: “Autorizo el envío de comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales sobre servicios, campañas y novedades de REALFLUENCERS”.
ANEXO 2. ADVERTENCIA PARA EL CAMPO DE BRIEF DE CAMPAÑA
No incluya datos personales innecesarios. Evite ingresar documentos de identidad, domicilios particulares, información financiera, datos de salud, datos biométricos, contraseñas, información de niños, niñas o adolescentes o cualquier otro dato sensible o reservado. El texto del brief podrá ser analizado mediante una herramienta de inteligencia artificial para apoyar la búsqueda de perfiles compatibles con la campaña.
ANEXO 3. AUTORIZACIÓN GENERAL PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En mi calidad de Titular, autorizo de manera previa, expresa e informada a UBERFLUG COLOMBIA S.A.S., NIT 900.911.541-7, para recolectar, almacenar, usar, consultar, actualizar, circular, transmitir, transferir y suprimir mis datos personales, conforme a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de REALFLUENCERS.CO y para las finalidades allí descritas, relacionadas con la prestación de los servicios, gestión contractual y comercial, atención de solicitudes, seguridad, analítica, cumplimiento de obligaciones legales y, cuando corresponda, procesamiento de briefs mediante herramientas de inteligencia artificial.
Declaro que he sido informado de que: (i) puedo conocer, actualizar y rectificar mis datos; (ii) puedo solicitar prueba de la autorización; (iii) puedo ser informado sobre el uso dado a mis datos; (iv) puedo revocar la autorización o solicitar supresión cuando legalmente proceda; (v) puedo presentar consultas y reclamos ante UBERFLUG y, una vez agotado el trámite procedente, presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio; (vi) no estoy obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles ni de niños, niñas y adolescentes, salvo que ello sea estrictamente necesario y legalmente procedente.
Canal para el ejercicio de derechos: soporte@realfluencers.co Dirección: Calle 70 # 9 - 95, Ark House, Bogotá D.C., Colombia. Teléfono: +57 301 794 0541.
Manifiesto que la presente autorización me fue puesta de presente antes de la recolección de mis datos y que la otorgo de forma libre, voluntaria e informada.
FIN DEL DOCUMENTO